bekerja dengan mail merge

Mail Merge atau surat massal atau surat gabung merupakan fitur yang ada dalam aplikasi Microsoft Office yang berguna untuk dokumen yang pembuatannya berulang-ulang. Contoh: Surat Undangan, Surat Keterangan yang diberikan kepada orang yang berbeda, Kartu Mahasiswa, Sertifikat, Rapor yang diberikan sekolah kepada murid.

Untuk dapat menggunakan fitur ini diperlukan 2 buah file, yakni file master dan file data. file master dapat kita diibaratkan sebaai sebuah formulir atau blanko yang belum diisi, sedangkan file data dapat diibaratkan sebagai segala sesuatu yang diisikan oleh orang dala formulir tersebut. Selain memudahkan pekerjaan yang sering berulang, Mal Merge juga berguna untuk mengetahui jumlah surat atau formulir atau rapor sertifikat yang sudah dikeluarkan atau diberikan pada waktu tertentu. Singkat kata, bahwa Mail Merge dapat memudahkan kita dalam pengelolaan dokumen yang berulang dalam pembuatannya.

Pada uraian kali ini hanya membahas tentang Pemanfatan Mail Merge dalam membuat Surat Undangan, Amplop dan Label menggunakan Microsoft Word. Agar sukses memanfaatkan fitur ini, penggun harus sudah menguasai bagaimana bekerja dengan paragraf, bekerja dengan tabel, dan bekerja dengan gambar.Tahapan yang perlu dilakukan adalah:

1. Mempersiapkan file master termasuk logo untuk kop surat (dalam hal ini Master Surat.docx dan Logo.jpg), lihat video
2. Mempersiapkan file data dalam bentuk tabel, lihat video
3. Menghubungkan file master dengan file data, lihat video
4. Menempatkan field (nama kolom tabel yang terdapat pada file data) pada bagian file master yang berubah, pada kasus ini No, Nama, Perusahaan, lihat video
5. Menampilkan hasil penggabungan antara file master dan file data, lihat video
6. Menambah, mengubah, dan menghapus data yang terdapat pada file data, lihat video
7. Pembuatan Amplop, lihat video
8. Pembuatan Label, lihat video





Keterangan tambahan untuk Detail Label

Label Detail

  • Top margin adalah jarak tepi atas kertas ke tepi atas label baris pertama
  • Side margin adalah jarak tepi kiri kertas ke tepi kiri label kolom pertama
  • Label height adalah tinggi masing-masing label
  • Label width adalah lebar masing-masing label
  • Vertical pitch adalah jarak tepi atas suatu label ke tepi atas label yang ada di bawahnya
  • Horizontal pitch adalah jarak tepi kiri suatu label ke tepi kiri label yang ada di sebelah kanannya
  • Number across adalah jumlah label yang terdapat dalam suatu baris
  • Number down adalah jumlah label yang terdapat dalam suatu kolom
  • Page width adalah Total Lebar kertas label
  • Page height adalah Total Tinggi kertas label.

Contoh kasus:

  • Top margin = 0,5cm
  • Side margin = 0,5cm
  • Label height = 5cm
  • Label width = 7cm
  • Vertical pitch = Label height + 0,5cm = 5,5cm
  • Horizontal pitch = Label width + 0,5cm = 7,5cm
  • Number across = 3
  • Number down = 4
  • Maka diperoleh:
  • Page width = 0,5 + 7 + 0,5 + 7 + 0,5 + 7 + 0,5 = 23cm
  • Page height = 0,5 + 5 + 0,5 + 5 + 0,5 + 5 + 0,5 + 5 + 0,5 = 22,5cm